Leichter, schneller, effizienter – Digitalisierung im Bürowesen

Denkt man an die Digitalisierung von Arbeitsbereichen und Prozessen, wird das Bürowesen selten als erstes genannt. Dabei können vor allem hier durch neue Technologien viele Arbeitsschritte deutlich vereinfacht oder sogar automatisiert werden.

Bereits in der Vergangenheit haben vor allem organisatorische Arbeiten im Büro von moderner Technik profitiert. Man denke an die Schreibmaschine, das Telefon, Diktiergeräte, Drucker und natürlich auch moderne Computer. Nun gibt es wieder neue Hardware, die Arbeitsprozesse im Büroalltag effizienter gestalten kann. In diesem Beitrag möchten wir drei konkrete Beispiele präsentieren.

Mit der Rückkehr in die Büros für viele Unternehmen ist auch Raumplanung wieder ein wichtiges Thema. Wie können Meetingräume effizient geplant und gebucht werden, sodass es nicht zu Doppelbuchungen oder überfüllten Räumen kommt? Eine zentrale Steuerung und Planung macht optimales und flexibles Raummanagement möglich. Und genau hier kommt digitale Raumauszeichnung mit E-Ink Displays ins Spiel.

Anbieter wie ROOMZ bieten nicht nur Hardware, sondern gesamte Raummanagement-Systeme, mit denen die Raumplanung direkt vom Computer aus verwaltet wird. Über die Software können Kalendereinträge automatisiert übernommen und auf den Displays entsprechend ausgespielt werden. So erhalten Mitarbeiter eine Übersicht in Echtzeit. Zudem können Meetings auch manuell direkt am Display eingetragen, gelöscht oder verlängert werden.

Noch einfacher gelingt das Raummanagement mit dem ROOMZ Sensor. Dieser scannt den Raum und erkennt, wenn Meetings länger dauern oder nicht stattfinden. Die Anzeige am Display wird daraufhin automatisch aktualisiert, um Überbuchungen oder sogenannte Ghost-Meetings zu vermeiden.

Ein weiterer Vorteil der digitalen Lösung ist die Zeit- und Ressourcen-Ersparnis. Mitarbeiter müssen Papierschilder nicht mehr manuell austauschen, was nicht nur weniger Papiermüll, sondern auch mehr Zeit für andere Aufgaben bedeutet.

Neben Raummanagement können die digitalen Türschilder zusätzlich als Navigationshilfe für Gäste oder Besucher/innen dienen und erfüllen somit gleich mehrere Aufgaben gleichzeitig.

Viele Unternehmen kennen den Prozess: Dokument ausdrucken, unterschreiben, einscannen und online weiterverarbeiten. Dies ist nicht nur umständlich und zeitintensiv, sondern vergeudet auch viel Papier. Mit Signature Pads wird das Signaturmanagement digital und ortsunabhängig.

Unterschriften werden über das Signature Pad direkt im PDF-Dokument getätigt und gelten als absolut sicher. Der Vorteil: Signaturen können über mehrere Standorte hinweg eingeholt werden mit direkter Weiterverarbeitung am Rechner oder Smartphone.

Besonders für Unternehmen, die auf remote oder hybride Arbeitsmodelle setzen, kann diese Lösung viel Aufwand ersparen. Gleichzeitig ist das digitale Signaturmanagement eine nachhaltige Entwicklung mit geringem organisatorischem Aufwand.

Zutrittskontrolle und korrekte Identifikation von Berechtigten gehören zu den wichtigsten Sicherheitselementen in Unternehmen. Die am häufigsten genutzte Lösung sind personalisierte ID-Karten oder Mitarbeiterausweise, mit denen Personen schnell korrekt erkannt werden und somit Zutritt zu bestimmten Bereichen erlangen.

Egal ob als simple Karten mit Personalangaben oder als kontaktlose RFID-Transponder, Unternehmen können die Erstellung der Karten inhouse abwickeln und somit volle Kontrolle über ihr Access- und Identifikationsmanagement behalten. Benötigt wird hierfür ein passender Kartendrucker. Mit der entsprechenden Software können Kartendesigns verwaltet, Templates erstellt und Karten auf Basis von bestehenden Datenbanken personalisiert werden. Im Anschluss können die Karten direkt vor Ort gedruckt und ausgestellt werden, was längere Bestell- und Lieferzeiten über Drittanbieter ausschließt.

Ein eigener Kartendrucker eignet sich vor allem für größere Unternehmen und Firmen, die schnell und spontan neue personalisierte Karten ausstellen möchten. Die Wahl des passenden Druckers ist dabei von mehreren Faktoren abhängig, wie beispielsweise Kartendesign, Druckvorgang oder der gewünschten Personalisierungsart.

Unabhängig vom Aussehen der Karte ermöglicht ein Kartendrucker schnelles und effizientes Identifikations- und Zutrittsmanagement ohne großen Aufwand und ohne tiefgründige IT- oder Design-Kenntnisse des zuständigen Mitarbeiters.

Es gibt eine Vielzahl von Möglichkeiten, Prozesse im Bürowesen mit Technik zu optimieren. Nicht alle sind gleichermaßen passend für jedes Unternehmen. Wir helfen Ihnen gerne dabei, die bestmöglichen technischen Lösungen für Ihre Bedürfnisse und Anwendungsbereiche zu finden. Entdecken Sie unser Angebot im Online-Shop oder kontaktieren Sie und für eine persönliche Beratung.